終活・相続対策には、多くの情報を管理し、関係者とのコミュニケーションを円滑に進めるために、以下のような情報管理端末が役立つことがあります。
それぞれの特徴とメリット、デメリットを理解し、自分に合ったやり方でうまく活用していきましょう。
1.スマートフォン
スマートフォンは、日常的に使われるツールであり、情報検索、通信、写真・ドキュメントの保存など、さまざまな機能を持っています。
メリット： 携帯性、多機能性、手軽さ。さまざまなアプリを利用して相続関連の情報管理が可能です。
デメリット： パスワードをかけていない、ウイルスに感染した場合、個人情報の漏洩リスクがあります。また、技術に疎い人にとっては操作が難しい場合があります。
2.パソコン
パソコンは、大量のデータを管理するための便利なツールです。
メリット： 大量のデータの保存、管理、操作が可能。エクセルやワードなどを使った詳細な文書作成が可能です。
デメリット： 携帯性が低く、また技術的なスキルが必要となります。OSごとにウイルス対策やセキュリティ管理も重要となります。
3.クラウドサービス
GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスは、データをオンラインで保存し、いつでもどこでもアクセス可能にするツールです。
メリット： デバイス間でのデータ共有が容易で、大容量のデータを保存できます。また、データのバックアップも自動的に行われます。
デメリット： インターネット接続が必要であり、個人のローカルサービスと共有のクラウドサービスの違いを理解し適切に使用できる知識も必要です。
4.デジタルノート
EvernoteやNotionのようなデジタルノートWebアプリケーションは、情報の整理や共有に大変便利です。
メリット： 手書きノートのように直感的に使え、情報の整理や共有が容易です。
デメリット： オフラインでの利用に制限がある場合があり、また利用料がかかる場合があります。
5.特化アプリ・Webサービス
終活アプリや相続管理アプリなど、特定の目的に特化したアプリも利用されています。
メリット： 用途に特化しているため、必要な機能が直感的に使えます。利便性を高めるためにバージョンアップも盛んです。また、相続関連の専門知識や専門家の紹介サービスがあらかじめ組み込まれている場合があります。
デメリット： それぞれのサービスの操作を覚える必要があり、また一部のアプリには使用料が発生する場合もあります。
6.タブレット
スマートフォンとパソコンの中間のようなデバイスで、ポータビリティと操作性を兼ね備えています。
メリット： 携帯性と大画面での操作性を併せ持つ。スマートフォン同様、多機能でさまざまなアプリを利用できます。誰かに直接画面を見せて情報共有しやすい点もメリットに挙げられます。
デメリット： パソコンほどの大量データ管理能力はなく、スマートフォンほどのポケットへの携帯性もありません。
7.外部ハードドライブ
大量のデータを安全に保存するためのデバイスです。
メリット： 大量のデータを保存でき、物理的に持ち運ぶことも可能です。
デメリット： 損傷や紛失のリスクがあります。また、パソコンがないとデータにアクセスできない場合があります。
8.安全な電子メールサービス
情報を安全に送受信できる電子メールサービスも重要なツールです。
メリット： 快適で直接的な通信手段であり、遠隔地の相続関係者とも容易に連絡がとれます。
デメリット： スパムメールの対象となりうまく連絡が取れない可能性があります。また、違う相手に誤送信してしまうなど情報漏洩のリスクもあります。
紙による情報管理について
一方、紙だけで情報を管理するメリットとデメリットも考慮に入れる必要があります。
メリット： テクノロジーに依存しないため、電力供給やインターネット接続がなくてもアクセス可能です。また、技術や習熟度が求められないため、高齢者にも扱いやすいです。
デメリット： 物理的なスペースを必要とし、整理や検索が手間となることがあります。また、火事や水損、保管してる収納の鍵を紛失する、盗難に遭う、一部もしくは全て無くしてしまいどこにあるかわからなくなるなどのリスクも多数存在します。
これらの情報管理端末をうまく活用することで、終活・相続対策を円滑に進めることが可能になります。ただし、どの端末を使うにしても、セキュリティに配慮し、個人情報の管理には十分注意を払う必要があります。
